Kumpulan Materi Kuliah: Sistem Informasi Akuntansi 2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pendekatan REA

Di era globalisasi kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat menjadi hal yang sangat dibutuhkan. Akuntansi manual yang sering digunakan tidak mampu meyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer. Manajer modern membutuhkan informasi keuangan dan nonkeuangan dalam bentuk dan tingkat agregasi (penyatuan ) yang secara umum tidak dapat disediakan oleh sistem akuntansi berbasis GAAP tradisional. Akuntansi manual mengakibatkan adanya redundansi (pengulangan) data dalam sistem-sistem yang ada dalam perusahaan. Dengan adanya redundansi maka akurasi dan kekinian data menjadi hal yang serius. Hal ini menyebabkan sistem menghasilkan jawaban yang berbeda untuk informasi yang sama, hingga mengarah pada kebingungan, pengambilan keputusan yang kurang baik serta tindakan yang tidak tepat.

Sistem yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan sistem akuntansi tradisional itu disebut REA.

REA adalah pengakuan bahwa sistem informasi harus mendukung kebutuhan informasi semua pengguna informasinya dalam suatu organisasi. Bagian ini membahas mengenai kebutuhan informasi yang berubah dalam manajemen modern, keterbatasan akuntansi tradisional dalam memenuhi kebutuhan tersebut, dan REA sebagai potensi solusi.

Sistem ini didasarkan model basis data tradisional dan lebih beorientasi pada peristiwa dan bukan pada akun. Dengan demikian para akuntan modern diharapkan mempunyai sifat-sifat yang responsif, proaktif, dan dilengkapi pemahaman akan pendekatan REA, kemampuannya, serta fleksibitasnya guna untuk memenuhi pekerjaan yang diberikan padanya.

2.2 Model REA

Model REA (REA Model) adalah kerangka kerja akuntansi alternatif untuk pemodelan Sumber Daya (Resource), Peristiwa (Event), Pelaku (Agent) Perusahaan yang sangat penting dan hubungan diantara mereka. Jika telah diadopsi, data akuntansi dan nonakuntansi mengenai fenomena ini dapat diidentifikasi, ditangkap,dan disimpan dalam basis data terpusat.tempat penyimpanan ini,tampilan pengguna dapat dibentuk hingga memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan. Model REA membutuhkan fenomena yang dicirikan dalam cara yang sama dengan pengembangan tampilan banyak pengguna. Data perusahaaan tidak boleh diformat terlebih dahulu atau secara buatan dibatasi dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dari peristiwa ekonomi yang mendasarinya. Jadi pemodelan data (data modeling) REA tidak meliputi berbagai elemen akuntansi tradisional seperti jurnal, buku besar, daftar akun dan akuntansi pembukuan berpasangan (debit dan kredit), walaupun dapat digunakan untuk menciptakan salah satu atau semua elemen tersebut jika dibutuhkan.

2.3 Elemen-elemen Dalam Model REA

a) Resource (Sumber Daya)

Sumber daya (resource) adalah aset perusahaan. Sumber daya ini didefinisikan sebagai objek yang jarang dan dibawah objek pengendalian perusahaan. Definisi ini berbeda dengan model tradisional karena tidak meliputi apapun yang dapat diturunkan dari data lainya,seperti piutang usaha, yang merupakan record historis yang hanya digunakan untuk menyimpan dan mentransmisikan data.

Harus diingat bahwa ketika berkaitan dengan perencanaan, evaluasi, dan pengendalian peristiwa, berbagai sumber daya dalam model REA akan meliputi lokasi tempat brbagai peristiwa signifikan terjadi, Seperti mesin kas record persediaan dan bagian pencatatan permintaan.

b) Event (Peristiwa)

Peristiwa (event) ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi berbagai perubahan dalam sumber daya. Peristiwa dapat merupakan hasil dari berbagai aktivitas, seperti produksi, perdagangan, konsumsi, dan distribusi. Peristiwa ekonomi adalah elemen informasi yang sangat penting bagi sistem informasi dan harus ditangkap dengan sangat terperinci untuk dapat membentuk basis data lengkap.

Dalam pendekatan pemodelan REA, ada beberapa kelas peristiwa yaitu:

ü Peristiwa operasi

ü Peristiwa informasi

ü Peristiwa manajemen

Dari jetiga jenis kelas kegiatan ini tidak semuanya termasuk dalam model REA, akan tetapi hanya satu kelas saja yang termasuk yaitu peristiwa operasi.

c) Agent (Pelaku)

Pelaku (agent) ekonomi adalah berbagai individu yang terlibat dalam sebuah peristiwa ekonomi. Mereka adalah berbagai pihak dari dalam dan luar perusahaan yang memiliki kemampuan sendiri untuk menggunakan atau membuang sumber daya ekonomi.

Contoh pelaku adalah staff administrasi bagian penjualan, pekerja produksi, staff administrasi bagian pengiriman, pelanggan dan pemasok.

2.4 Kelebihan Modal REA

Kelebihan pemodelan REA yang dapat kita peroleh diantaranya :

1. Operasional yang lebih Efisien

Perusahaan yang menggunakan pendekatan REA dapat merasakan peningkatan efisiensi operasional dalam tiga hal :

a. Pendekatan REA untuk permodelan proses bisnis akan membantu para manajer mengidentifikasi berbagai aktifitas yang tidak bernilai tambah, yang dapat ditiadakan dari operasional.

b. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan dalam basis data terpusat yang sama dapat mengurangi kebutuhan akan berbagai prosedur pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan data.

c. Penyimpanan data keuangan dan non keuangan berbagai peristiwa bisnis dalam bentuk yang terperinci akan memungkinkan adanya dukungan untuk keputusan manajemen yang lebih luas kisarannya.

2. Peningkatan Produktivitas

Peningkatan efisiensi operasional dari tiap bagian melalui peniadaan aktivitas tidak benilai tambah akan menghasilkan kapasitas lebih. Kapasitas tambahan ini dapat diarahkan kembali untuk peningkatan produktivitas keseluruhan perusahaan.

3. Keunggulan Kompetitif

Dengan mendukung tampilan untuk banyak pengguna, model REA memberikan para manajer informasi yang lebih relevan, tepat waktu, dan akurat. Hal ini akan mengarah pada layanan pelanggan yang lebih baik, kualitas produk yang lebih tinggi, serta proses produksi yang fleksibel.

Jadi, keuntungan model REA adalah data nonkeuangan berbasis peristiwa dapat ditangkap, sedangkan hal ini diabaikan dalam diagram ER untuk proses bisnis yang sama. Peningkatan level perincian dalam model REA membuatnya lebih mudah untuk mengidetifikasi apa saja yang terjadi dalam pemodelan proses. Hal ini akan memperkaya basis data serta juga memperbaiki proses perencanaan, evaluasi dan pengendalian berbagai proses bisnis.

Analisis Rantai Nilai

Keunggulan kompetitif dari aplikasi REA dapat dilihat dari perspektif rantai nilai (Value chain). Rantai nilai adalah aktivitas – aktivitasyang dapat menambah nilai atau kegunaan bagi produk dan jasa perusahaan. Untuk dapat tetap bersaing, perusahaan harus membedakan berbagai aktivitas bisnisnya untuk membuat prioritas atas berbagai aktivitas tersebut berdasarkan nilainya dalam mencapai tujuan perusahaan.

Keterbatasan pemodelan REA

Jika sistem yang baru saja digambarkan mewakili peningkatan yang jauh dari pendekatan file datar tradisional, sistem ini memiliki keterbatasan yang serius. Sistem ini berbasis transaksi (transaction based), sehingga memungkinkan pengguna untuk menangkap banyak sekali informasi yang berkaitan dengan peristiwa ekonomi, seperti penjualan ke pelanggan dan pembelian dari pemasok.

STRUKTUR TABEL DATA

Untuk siklus pendapatan

1. Tabel pelanggan

Berisi alamat dan informasi kredit pelanggan / nilai batas kredit digunakan untuk memvalidasi berbagai transaksi penjualan, jika dari jumlah saldo belum dibayar pelanggan dan jumlah transaksi penjualan saat ini melebihi atas kredit yang telah ditetapkan sebelumnya, maka transaksi tersebut akan ditolak.

2. Tabel faktur penjualan

Bersama tabel barang dijual, menangkap berbagai transaksi penjualan untuk suatu periode. Record transaksi penjualan dibuat ketika persetujuan diberikan. Tabel faktur penjualan dapat juga digunakan untuk menggantikan beberapa record akuntansi tradisional.

3. Tabel barang dijual

Terdiri atas record tiap barang yang dijual ke pelanggan perusahaan atau karena sebuah transaksi dapat melibatkan satu atau lebih produk, tiap record dalam tabel faktur penjualan dihubungkan dengan (link) ke satu atau kebih record dalam tabel ini.

4. Tabel persediaan

Berisi jumlah barang, harga, pemasok dan data lokasi gudang untuk tiap barang persediaan. Ketika field jumlah barang saat ini dalam record yang terkait akan dikurangi sejumlah nilai field jumlah barang direcord barang dijual.

5. Tabel daftar pengiriman

Adalah record dari semua barang pesanan penjualan yang dikirimkan ke palanggan

Untuk sistem pembelian dan pengeluaran kas

1. Tabel persediaan

Berisi data jumlah, harga, pemasok dan lokasi gudang untuk tiap barang persediaan produk. Proses pembelian dimulai dengan tinjauan atas record persediaan untuk mengidentifikasi barang persediaan yang perlu dipesan. Dalam perusahaan ritel, tahap ini dilakukan ketika penjualan barang jadi ke pelanggan dicatat dalam record persediaan. Dalam kondisi ini, proses pembelian melibatkan pengisian kembali persediaan barang jadi.

Sistem pembelian perusahaan manufaktur mengisi kembali persediaan bahan baku ketika barang ini digunakan dalam proses produksi. Dalam kondisi manapun persediaan dijual atau digunakan dalam produksi, field jumlah barang pada saat itu akan dikurangi oleh aplikasi komputer dengan pengurangan tiap persediaan, sistem akan menguji kondisi “pemesanan ulang” yang terjadi ketika jumlah barang saat ini dibawah titik pemesanan ulang. Pada saat itu, sistem akan mempersiapkan pesanan pembelian, yang dikirim ke pemasok dan menambahkan record ke tabel pesanan pembelian.

2. Tabel pesanan pembelian

Berisi berbagai record pembelian yang dimasukkan ke pamasok. Record tersebut akan tetap terbuka sampai persediaan tiba. Memasukkan nomor laporan penerimaan dalam field yang tersedia akan menutup record tersebut.

Tabel pesanan pembelian barang dijual

Berisi record setiap barang yang dipesan. Karena sebuah transaksi dapat melibatkan satu atau lebih produk, tiap record dalam tabel pesanan pembelian dihubungkan dengan (link ke) satu atau lebih record dalam tabel ini.

Tabel laporan penerimaan

Ketika barang yang dipesan tiba dari pemasok, maka akan dihitung dan diperiksa serta dibuat dokumen penerimaannya. Melalui sebuah terminal, staf administrasi bagian akan memasukkan informasi mengenai berbagai barang yang diterima dalam tabel laporan penerimaan.

Tabel voucher pengeluaran

Memberi tiga informasi penting yang secara tradisional terdapat dalam catatan akuntansi formal.

1. Tabel ini adalah record dari berbagai cek yang dibuat untuk membayar berbagai akun usaha untuk periode terkait serta menggantikan pengeluaran kas tradisional.

2. Jumlah dari berbagai barang yang masih terbuka (voucher yang belum dibayar) pada pemasok tertentu sama dengan buku pembantu utang usaha untuk pemasok tersebut.

3. Total dari semua voucher yang belum dibayar dalam tabel tersebut merupakan saldo buku besar utang perusahaan tersebut.

2.5 Mengembangkan Model REA

Sebelum mengembangkan model REA, berbagai peristiwa harus diklasifikasikan sebagai:

a. Peristiwa operasi, yaitu aktivitas yang menghasilkan barang dan jasa.

b. Peristiwa informasi, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan, pemeliharaan, dan pelaporan informasi. Peristiwa informasi menghasilkan informasi yang memungkinkan keputusan dibuat. Peristiwa ini meliputi tindakan pencatatan, perbaikan, pembaruan, atau pemeliharaan. Contohnya adalah mencatat data pelanggan baru, memperbaharui record persediaan setelah adanya penjualan, memperbaiki perincian pelanggan yang berubah alamatnya, membuat perkiraan biaya untuk produk baru, membuat laporan peringkay kredit atas berbagai pelanggan yang berpotensi, membuat analisis data pelamar kerja dalam perusahaan, membuat faktur pekerjaan, membuat pesanan pembelian, dan membuat laporan kinerja per divisi.

c. Peristiwa keputusan/manajemen, yaitu aktivitas yang mengarah pada pembuatan keputusan dan implementasinya.

Tahap-tahap dalam mengembangkan model REA dalam sebuah proses bisnis, meliputi :

ü Tahap 1

Mengidentifikasi berbagai peristiwa operasi yang akan dimasukkan dalam model tersebut. Peristiwa tersebut adalah peristiwa operasi yang menjadi hal penting, dan yang ingin dikumpulkan lebih jauh informasinya. Biasanya, peristiwa ini adalah peristiwa yang memiliki arti penting strategis bagi perusahaan tersebut.

ü Tahap 2

Mengatur peristiwa operasi ke dalam urutan kejadian. Peristiwa operasi yang telah diindentifikasi kini perlu diatur dalam urutan terjadinya. Walaupun ada banyak penjualan yang terjadi tanpa adanya pertanyaan yang mendahuluinya, kapan saja pertanyaan muncul maka akan diteruskan urutannya ke penjualan yang dapat timbul dari pertanyaan tersebut.

ü Tahap 3

Selanjutnya mengidentifikasi berbagai sumber daya dan pelaku yang dilibatkan di tiap peristiwa operasi. Sumber daya dan pelaku untuk tiap peristiwa operasi harus diidentifikasi. Hal ini paling mudah dilakukan dengan menjawab pertanyaan siapa, apa, dan dimana untuk tiap peristiwa.

ü Tahap 4

Tahap ini adalah mengidentifikasi berbagai hubungan antara sumber daya, peristiwa, dan pelaku. Mulailah dari tiap peristiwa, dan hubungkan dengan sumber daya serta pelaku yang dilibatkan dalam peristiwa tersebut.

ü Tahap 5

Tahap berikutnya adalah menetapkan hubungan entitas dengan menetapkan kardinalitas ke semua hubungan entitas tersebut. Hubungan entitas ini terdiri dari 5 jenis yaitu nol ke satu (0,1) , nol ke banyak (0,M), satu ke satu (1,1) , satu ke banyak (1,M), dan banyak ke banyak (M,M).

Dalam kasus hubungan entitas pelanggan : melakukan penjualan di horizon books, keberadaan seorang pelanggan dapat menimbulkan hubungan nol, satu, atau banyak melakukan penjualan. Hal ini disajikan dalam model REA untuk proses tersebut dengan menggunakan notasi (0,M) agar dapat menyajikan kardinalitas minimal dan maksimal. Dalam cara yang sama, keberadaan satu melakukan penjualan yang timbul dari keberadaan satu dan hanya satu entitas pelanggan, akan disajikan sebagai (1,1) dalam model REA tersebut.

Entitas melakukan penjualan dalam hubungan ini adalah nol ke banyak (0,M), agar entitas melakukan penjualan yang terjadi maka harus ada seorang pelanggan. Selain itu, karena hanya seorang pelanggan yang dapat membeli barang tertentu, kerdinalitas maksimalkan juga akan satu. Maka, kardinalitas dari entitas pelanggan dalam hubungan ini adalah satu ke satu (1,1).

2.6 Model REA vs Diagram ER

Dalam model REA dan ER, entitas ditampilkan dalam bentuk persegi empat, dan ada garis yang menghubungkan satu sama lain. Di diagram ER, garis yang menghubungkan entitas diberi label kata kerja yang menunjukkan apa yang terjadi dalam hubungan tersebut. Sehingga tiap garis mewakili sebuah peristiwa model REA, dengan kata lain diagram ER menyajikan rangkaian peristiwa yang lebih luas daripada model REA. Sebaliknya, hanya peristiwa operasi yang termasuk dalam model REA, serta hanya peristiwa yang memiliki arti strategis.

Diagram ER adalah alat pemodelan data yang memungkinkan perusahaan memastikan adanya keselarasan antara berbagai proses bisnis serta tabel basis data tempat data yang berkaitan dengan berbagai proses bisnis tersebut disimpan.

Tujuan utama diagram ER adalah untuk mengidentifikasi berbagai atribut data yang mewakili tampilan konseptual pengguna yang harus didukung oleh tabel-tabel dasar. Dengan kata lain, model ER berorientasi pada tampilan.

Model REA lebih sederhana dan memberikan informasi yang lebih relevan daripada diagram ER. Model REA memungkinkan desainer sistem untuk fokus pada peristiwa penting. Karena peristiwa informasi dan pengambilan yang berbeda dan yang dibutuhkan untuk berbagai jenis peristiwa operasi utama, pengendalian yang berbeda, dan yang dibutuhkan untuk berbagai jenis peristiwa ini dapat dengan mudah diidentifikasi serta dimasukkan dalam proses bisnis.

Model REA menunjukkan tempat perusahaan dapat merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan berbagai situasi peristiwa operasi penting dalam proses bisnis. Karena REA berfokus pada berbagai aktivitas bisnis, maka model ini berorientasi pada peristiwa.

Manfaat keunggulan kompetitif REA hampir dapat dengan jelas dilihat dari perspektif rantai nilai. Kelemahan utama adalah sistem ini terutama mendukung kebutuhan pengguna informasi keuangan. Selain itu, sistem ini digerakkan oleh ekonomi dan tidak responsif terhadap peristiwa nonekonomi yang dapat sangat penting artinya bagi perusahaan.

Berbagai tahap yang dilibatkan dalam mengembangkan model REA dalam sebuah proses bisnis. Tahap ini meliputi :

1. Mengidentifikasi berbagai peristiwa operasi yang akan dimasukkan dalam model tersebut. Peristiwa tersebut adalah peristiwa operasi yang menjadi hal penting, dan yang ingin dikumpulkan lebih jauh informasinya. Biasanya, peristiwa ini adalah peristiwa yang memiliki arti penting strategis bagi perusahaan tersebut

2. Mengatur peristiwa operasi ke dalam urutan kejadian

3. Mengidentifikasi berbagai sumber daya dan pelaku yang dilibatkan di tiap peristiwa operasi

4. Mengidentifikasi hubungan antarberbagai sumber daya, peristiwa, dan pelaku ini

5. Menetapkan hubungan entitas dengan menetapkan kardinalitas ke semuanya

Perbedaan antara Diagram ER dan REA

Perbedaannya diantaranya adalah

1. Entitas-entitas pada diagram ER hanya terdiri dari satu kelas saja (tidak ada penggolongan), dan kedekatan antar entitas ditentukan oleh kardinalitasnya sehingga secara visual diagramnya mudah dibaca.

Sedangkan dalam REA, entitas-entitas dibagi kedalam tiga kelas (resources, events, agents) dan konstelasi dalam diagram tersebut diatur oleh kelas.

2. Melibatkan urutan peristiwa. Diagram ER menyajikan gambaran statis dari fenomena bisnis yang mendasarinya. Hubungan antara data yang akan ditampilkan melalui kardinalitas dan asosiasi, tetapi urutan kegiatan yang menentukan kardinalitas dan asosiasi tidak jelas terwakili.

3. Berkaitan dengan konvensi penamaan untuk entitas. Dalam diagram ER, nama entitas selalu terwakili dalam kata benda bentuk tunggal. REA pemodelan berlaku aturan ini ketika menetapkan nama untuk entitas sumber daya dan agen. Entitas acara, bagaimanapun, diberikan kata kerja (tindakan) nama-nama seperti Inventarisasi Jual, Ambil Order, atau Menerima Kas.

MENETAPKAN ATRIBUT ENTITAS

Model REA dapat digunakan untuk menetapkan atribut entitas. Berikut ini fenomena akuntansi yang berhubungan dengan proses ini.

ü Peristiwa operasi dalam proses tersebut memasukkan permintaan persediaan, memasukkan pesanan, dan menerima persediaan.

ü Persediaan bahan baku adalah sumber daya ekonomi yang terpenngaruh oleh peristiwa

ü Pelaku utama adalah staf administrasi bagian perencanaan dan pengendalian produksi, staf pembelian, pemasok, staf administrasi bagian penerimaan, dan staf administrasi bagian gudang

ü Peristiwa adalah proses menerima pesanan dari pelanggan, mengambil persediaan barang jadi, dan mengirimkan persediaan.

ü Persediaan barang jadi adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh peristiwa

ü Pelaku utama adalah staf administrasi bagian penjualan, pelanggan, staf adminnistrasi bagian gudang, dan staf administrasi bagian pengiriman

Kebutuhan data berbagai proses bisnis lainnya seperti produksi, penerimaan kas, dan sebagainya, akan didapatkan melalui cara ini dan digabungkan untuk menghasilkan skema umum dari kebutuhan data. Kebutuhan akuntansi dan non akuntansi akan memberikan kontribusi pada basis data secara umum. Dalam proses menggabungkan kebutuhan data merupakan hal penting untuk mengetahui dan meniadakan redunsi dari model model tersebut.

MEMBUAT TAMPILAN PENGGUNA

Pendekatan REA dapat menghasilkan sistem informasi yang mampu mendukung beberapa tampilan. Akibatnya, berbagai kemungkinan tampilan harus dipertimbangkan untuk tahap awal dalam pengembangan model. Hal ini dapat diwujudkan melalui penetapan kisaran atribut data yang akan menangani kisaran tampilan yang diinginkan

Sebagai reprentasi konseptual tampilan pengguna, maka laporan, dokumen, dan layar komputer, disebut sebagai tampilan fisik (physical view). Tampilan ini dapat membantu desainer memahami berbagai hubungan penting antar data.

Setelah atribut diidentifikasi, formulir dan prosedur untuk mengumpulkan data peristiwa, sumber daya, dan pelaku dapat didesain. Setelah itu dilakukan, antarmuka query dapat dibuat untuk menghasilkann tampilan atau laporan.

Antarmuka query harus meliputi tampilan yang diterima, dan format untuk laporan hasil dari setiap query perlu ditentukan. Fleksibilitas dalam desain tampilan adalah salah satu kekuatan REA. Tampilan pengguna dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna.

BAB III

PENUTUP

Demikian tugas pembuatan makalah ini kami buat. Semoga makalah ini dapat diterima dan dapat bermanfaat bagi orang lain. Tidak lupa kami bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala Rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas pembuatan makalah ini. Dan tidak lupa pula kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah ikut membantu.

Segala saran dan kritik kami harapkan dari semua pihak karena kami menyadari bahwa makalah kami masih jauh dari kata sempurna. Saran dan kritik tersebut semoga dapat menjadi pelajaran bagi kami semua untuk dapat menjadi lebih baik lagi dihari esok.