Manajemen Operasional

PERANCANGAN PROSES, JASA DAN PERANCANGAN SISTEM KERJA

Perusahaan dapat melakukan perancangan proses  dan sistem kerja perusahaan.

A.    Perancangan Proses

Perancangan proses memerlukan pemahaman tentang operasi-operasi sebagai suatu sistem produktif (akan memproduksi produk yang diinginkan dalam kuantitas yang diperlukan).

1.      Seleksi proses

Keputusan-keputusan yang berkaitan dengan seleksi proses, menentukan jenis proses produksi yang akan digunakan dan waktu yang tepat dari proses tersebut. Manajer operasi harus dapat memutuskan apakah memproduksi hanya untuk pesanan pelanggan atau persediaan. Manajer juga harus memutuskan : apakah mengatur aliran proses sebagai batch proses produksi high volume line flow atau low flow volume. Serta memutuskan apakah akan berintegrasi ke depan (ke arah pasar) atau ke belakang ( ke arah pemasok). Semua keputusan di atas membantu menentukan jenis proses yang akan digunakan untuk membuat suatu produk.

Jadi, seleksi produk merupakan serangkaian keputusan mengenai tipe atau jenis produksi dan peralatan yang digunakan.

2.      Klasifikasi proses

Klasifikasi proses dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu

1)      Aliran produk

Terdapat 3 jenis aliran proses atau produk :       

a.       Garis

Merupakan urutan dalam membuat produk atau jasa. Pada aliran proses ini, produk harus dibakukan dengan baik dan mengalir (berpindah) dari satu operasi  ke operasi berikutnya dengan urutan yang telah ditetapkan. Setiap operasi harus berhubungan dan seimbang, sehingga operasi tidak menghambat operasi berikutnya.

Operasi garis dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :

·         Produksi Massa

Memproduksi kumpulan-kumpulan produk dalam jumlah besar dengan mengikuti serangkaian operasi yang sama dengan kumpulan produk sebelumnya (repetitive process). Contoh : operasi lini perakitan seperti industri mobil.

·         Produksi Terus menerus

Ditandai dengan waktu produksi yang relatif lama, biasanya operasi ini disebut industri proses. Contoh : industri kimia, kertas, bir, listrik dan telepon.

b.      Intermiten (Terputus-putus)

Aliran intermiten adalah proses produksi dalam kelompok-kelompok interval yang terputus-putus. Pada aliran ini, peralatan dan tenaga kerja diatur dalam stasiun kerja dengan jenis peralatan dan  keterampilan yang sama. Suatu produk atau pekerjaan mengalir hanya pada stasiun kerja yang diperlukan, sehingga membentuk suatu pola aliran yang bercampur baur.

Karena menggunakan peralatan yang multiguna dan tenaga kerja dengan ketrampilan yang tinggi, operasi intermitten sangat fleksibel jika terjadi perubahan produk atau volume tetapi juga kurang efisien. Pola airan yang bercampur baur dan variasi produk menimbulkan masalah yang sulit dalam pengendalian persediaan, penjadwalan dan kualitas.

Proses intermitten juga dikenal sebagai tata letak produk (product layout), sebab berbagai proses, peralatan dan ketrampilan tenaga kerja diletakkan secara berurutan sesuai dengan produk yang dibuat. Operasi intermitten dapat digunakan bila produk tidak dibakukan atau voleume produksi rendah. Dalam hal ini operasi intermitten adalah paling ekonomis dan resikonya rendah. Bentuk operasi yang demikian, sesuai untuk produk yang siklus hidupnya pendek, produk yang bersifat pesanan dan pasar yang kecil.

c.       Proyek

Digunakan untuk memproduksi produk yang khusus atau unik. Dalam proyek tidak terdapat aliran produk tetapi terdapat suatu urutan/rangkaian operasi. Masalah signifikannya adalah perencanaan, sceduling dan pengawasan kegiatan-kegiatan individual yang mengarahkan penyelesaian proyek secara keseluruhan. Bentuk operasi proyek ini digunakan bila ada kebutuhan akan kreatifitas dan kekhususan dalam pembuatan suatu produk. Contoh : seni, konser, bangunan atau film.

2)      Jenis Pesanan Pelanggan

Yang mempengaruhi pemilihan proses adalah

ü  Membuat produk untuk persediaan

ü  Membuat produk atas pesanan

Masing-masing proses tersebut memiliki keuntungan maupun kerugian sendiri-sendiri. Tetapi proses membuat produk untuk persediaan kurang fleksibel dalam menawarkan pilihan produk daripada proses membuat atas pesanan. Dalam suatu proses membuat atas pesanan, aktivitas proses berpedoman pada permintaan masing-masing pelanggan. Siklus pesanan dimulai ketika pelanggan menentukan produk yang diinginkan. Berdasarkan atas permintaan pelanggan, produsen menetapkan suatu harga dan waktu penyerahannya. Penawaran tersebut dapat segera diajukan bila pesanan produknya standar, jika tidak standar akan memerlukan jangka waktu.

Kunci ukuran prestasi operasi dari suatu prosesmembuat atas pesanan adalah waktu penyerahan. Sebelum pesanan dikerjakan, pemesan ingin mengetrahui kapan penyerahan tersebut dapat diselesaikan. Jika waktu penyerahan telah disetuji oleh pemesan, harus dilakukan pengendalian pekerjaan untuk menepati waktu yang telah disetujui. Ukuran prestasiopeerasi ditentukan oleh parameter penyerahan seperti jangka waktu penyerahan dan persentase penyerahan pesanan pada waktu yang tepat.

Sementara perusahaan yang beroperasi membuat untuk persediaan harus memiliki suatu lini produk standar. Sasaran dengan tetap tersedianya produk ini adalah memberikan kepuasan pelayanan kepada pelanggan. Pada perusahaan membuat untuk persediaan, sangat sedikit operasi yang ditentukan oleh permintaan pemesan, tetapi lebih terfokus pada penambahan persediaan. Pada operasi ini, tidak mungkin melakukan identifikasi pesanan selama proses produksi kecuali pesanan ditunda (back orders).

            Pada suatu operasi membuat untuk persediaan, siklus dimulai oleh produsen menetapkan produk, bukannya pelanggan. Pelanggan mengambil produk dari persediaan jika harganya sesuai. Jika tidak,  pemesanan dapat dilakukan kembali.

            Secara ringkas, suatu proses membuat atas pesanan ditentukan oleh waktu penyerahan dan pengendalian aliran pesanan. Proses harus fleksibel agar dapat memenuhi  pesanan pelanggan. Suatu proses membuat untuk persediaan ditentukan oleh penambahan dan efisiensi operasi. Proses dibatasi untuk memproduksi barang-barang standar.

Perbedaan antara membuat pesanan untuk persediaan dan atas pesanan

Karakteristik	Membuat untuk persediaan	Membuat atas pesanan
Produk	Ditentukan produsen Variasi rendah Murah	Ditentukan pemesan Variasi tinggi Mahal
Sasaran	Keseimbangan persediaan, kapasitas dan pelayanan	Pengaturan waktu penyerahan dan kapasitas
Masalah utama operasi	Peramalan Perencanaan produksi Pengendalian persediaan	Janji penyerahan Waktu penyerahan

3.      Keputusan pemilihan proses

Aliran garis biasanya untuk proses membuat persediaan dan untuk proses membuat atas pesanan. Sebagai contoh : aliran garis perakitan mobil menempatkan bersama pilihan kombinasi khusus yang diminta oleh pelanggan. Padahal produk tersebut adalah produk standar meskipun demikian dapat juga membuat atas pesanan. Sistem ini dapat digunakan untuk beberapa tujuan, yaitu :

ü  Untuk mengakategorikan jenis masalah keputusan yang berbeda yang dihadapi.

ü  Penggunaan dari klasifikasi matriks ini untuk pemilihan proses.

Matriks Karakteristik Proses

Aliran proses	Membuat untuk persediaan	Membuat atas pesanan
Garis	I Penyulingan minyak Pabrik pengalengan Kafetaria	II Lini perakitan mobil Perusahaan telepon Keperluan listrik
Intermitten	III Bengkel mesin Rumah makan siap santap Pabrik pecah belah Mebel	IV Bengkel mesin Rumah makan Rumah sakit Perhiasan pesanan
proyek	V Rumah apekulasi Lukisan komersial	VI Bangunan Bioskop Kapal Poto

Secara ringkas, ada Faktor-faktor dalam pembuatan seleksi proses diantaranya :

a.       Kebutuhan modal

Berapa banyak modal yang dibutuhkan untuk persediaan, mesin-mesin, peralatan dan fasilitas-fasilitas lainnya. Untuk proses aliran garis biasanya memerlukan modal yang lebih besar daripada aliran intermiten dan proyek.

b.      Kondisi pasar

Apa kebutuhan dan keinginan para pelanggan? Apakah perkiraan volume penjualan pada harga yang direncanakan dapat menghasilkan laba yang diinginkan? Apakah kondisi persaingan sekarang dan diwaktu yang akan datang menguntungkan?

c.       Tenaga kerja

Apakah suplay tenaga kerja mencukupi sesuai dengan kebutuhan suatu jenis proses pada biaya wajar? Bagaimana prospek tersedianya tenaga kerja diwaktu yang akan datang?

d.      Bahan baku

Apakah bahan baku tersedia dalam jumlah yang memadai? Apakah ada perubahan-perubahan bahan baku dalam proses produksi?

e.       Teknologi

Perusahaan harus mempertimbangkan kamajuan teknologi baik untuk proses maupun produk. Apakah teknologi produk dan proses cukup stabil untuk mendukung proses selama periode waktu tertentu?

f.       Keterampilan manajemen

Dapatkah perusahaan menguasai dan memelihara tipe keterampilan-keterampilan manajemen yang dibutuhkan?

Sebagai contoh : untuk proses intermiten, perusahaan mungkin akan memerlukan keterampilan manajemen operasi dalam forecasting, scheduling dan pengendalian persediaan.

4.      Strategi proses produk

Dalam beberapa hal, strategi perusahaan dikembangkan hanya dari sudut pandang produk dan pasar. Hal ini membatasi perusahaan dalam suatu pilihan hanya pada dimensi matrik. Dengan mengetahui dimensi proses, perusahaan dapat mengungguli persaingan dalam proses operasi, sehingga memperluas pilihan strategi yang tersedia dan memungkinkan untuk menggunakan operasi sebagai senjata strategi perusahaan.

B.     Perancangan Jasa

1.      Pengertian Jasa

Sebagian besar definisi mengenai jasa menekankan sifat jasa yang tidak dapat diraba. Dikatakan bahwa jasa adalah sesuatu yang diproduksi dan dikonsumsi secara bersamaan. Jadi, jasa tidak pernah ada hanya hasilnya dapat diamati sesudah jasa itu dilakukan.

Perancangan produk dan perancangan jasa tidak mempunyai perbedaan secara mendasar, hanya dalam suatu organisasi jasa, pelayanan yang diberikan merupakan “produk”-nya.

Faktor-faktor keputusan yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perancangan Jasa Organisasi-organisasi jasa harus memutuskan beberapa faktor kunci pelayanannya, yang secara ringkas dapat diperinci sebagai berikut :

a.       Lini pelayanan yang ditawarkan.

Organisasi jasa harus memutuskan seberapa luas lini pelayanan yang akan ditawarkan. Sebagai contoh, perusahaan asuransi harus memutuskan apakah akan menawarkan asuransi kehidupan atau kekayaan, atau keduanya.

b.      Ketersediaan pelayanan

Perusahaan harus menentukan lokasi fasilitas-fasilitas untuk memberikan pelayanan yang baik, apakah satu lokasi terpusat atau tersebar di berbagai daerah.

c.       Tingkat pelayanan.

Organisasi harus menyeimbangkan antara tingkat pelayanan yang diberikan kepada para langganannya dengan kebutuhan untuk beroperasi secara ekonomik pada saaat yang sama.

d.      Garis tunggu dan kapasitas pelayanan.

Salah satu pertimbangan yang paling penting disain jasa adalah keputusan-keputusan yang menyangkut antara biaya waktu yang dikeluarkan konsumen untuk menunggu dan dilayani dengan biaya penyediaan kapasitas pelayanan yang lebih besar untuk mengurangi waktu menunggu.

2.      Kerangka Rancangan Jasa

Segitiga jasa, mengasumsikan adanya empat unsur yang perlu diperhatikan dalam memproduksi jasa. Unsur-unsur itu adalah :

a.       Pelanggan

b.      Strategi

c.       Manusia

d.      Sistem

Pelanggan tentu berada dipusat dari segitiga jasa, karena jasa harus selalu berpusat kepada pelanggan. Manusia adalah karyawan dari perusahaan jasa yang bersangkutan. Strategi adalah pandangan atau filosofi yang dipakai untuk mengarahkan segala aspek dari penyerahan jasa. Sistem adalah sistem fisik dan prosedur yang dipakai.

Garis penghubung dari pelanggan ke strategi menunjukkan bahwa strategi harus memperhatikan pelanggan terlebih dahulu dengan cara memenuhi kebutuhan yang sebenarnya. Garis dari pelanggan ke sistem menunjukkan bahwa sistem hendaknya dirancang dengan mengutamakan pelanggan. Garis dari pelanggan ke manusia menunjukkan bahwa setiap orang hendaknya: bukan saja orang-orang di bagian operasi yang menyerahkan jasa, tetapi seluruh orang dalam organisasi. Garis dari manusia ke sistem menunjukkaan bahwa orang untuk menyerahkan jasa yang baik bergantung pada sistem. Garis dari strategi ke sistem menunjukkan bahwa sistem hendaknya mengikuti strategi secara logik. Garis dari strategi ke manusia menunjukkan bahwa setiap orang dalam organisasi hendaknya memahami orang di baris depan yang memberikan layanan jasa sering kali dipisahkan dari strategi.

3.      Menetapkan Strategi dan Produk Jasa

Strategi jasa menetapkan dalam bisnis apa anda bergerak. Strategi ini memberikan pedoman untuk merancang produk, sistem penyerahan dan pengukuran. Strategi jasa memberikan suatu pandangan tentang macam dan jenis jasa apa yang akan disajikan oleh perusahaan.

4.      Sistem Penyerahan Jasa

Sistem penyerahan jasa terdiri dari unsur-unsur fisik dan tenaga kerja yang digunakan untuk memproduksi jasa tersebut. Biasanya kelima unsur berikut ini dipertimbangkan sebagai bagian dari sistem penyerahan jasa :

ü  Teknologi.

Tingkat otomasi, peralatan, tingkat integrasi vertikal.

ü  Aliran proses.

Urutan kejadian yang digunakan untuk memproduksi jasa.

ü  Jenis proses.

Jumlah kontak yang terlibat, tingkat pelayanan dan integrasi.

ü  Lokasi dan ukuran.

Tempat dimana proses jasa dialokasikan, ukuran dari masing-masing tempat.

ü  Tenaga kerja.

Ketrampilan, jenis organisasi, sistem imbalan, tingkat partisipasi.

5.      Analisis Aliran Proses.

Sebagian besar proses untuk jasa atau manufaktur, dapat diperbaiki dengan membuat diagram alurnya. Ide dasarnya adalah menentukan setiap langkah proses dan menggambarkan diagram alur dari seluruh tahap dan hubungannya. Sebagai hasil dari diagram ini, proses dapat dianalisis untuk meningkatkan efisiensi dan pelayanan pelanggan.

C.    Perancangan Sistem Kerja

Keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan produksinya dapat ditinjau dari beberapa hal seperti besarnya keuntungan yang diperoleh dari hasil produksi, jumlah produksi yang stabil atau semakin meningkat yang menyatakan kepuasan konsumen terhadap produk yang dihasilkan, maupun kinerja yang optimal dari para pekerja yang menandakan kepuasan karena adanya proses timbal balik yang saling menguntungkan antara perusahaan dengan pekerja.Untuk mencapai keberhasilan tersebut, hal penting yang harus diperhatikan adalah sistem kerja dari perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu perancangan sistem kerja yang dapat mendukung keefektifan dan keefisienan dalam pelaksanaan proses kerja, sehingga dapat dicapai hasil yang optimal dan berkesinambungan.

Salah satu sasaran penting dalam perancangan sistem kerja adalah layout kerja. Dari perancangan layout kerja, dapat dianalisis beberapa aspek kerja seperti tata letak workstation yang dirancang dengan mempertimbangkan hubungan antara operator dengan proses kerja yang dilakukannya (operasi, pemeriksaan, tansportasi,dll). Misalnya dengan memperhatikan jarak jangkau operator maupun kenyamanan dan keamanannya saat melakukan kerja sehingga dapat mengurangi kelelahan dan dapat meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu dengan perancangan workstation, dapat diatur pemerataan beban kerja berdasarkan tingkat kesulitannya (untuk menjaga kestabilan kerja operator dan meminimalisir delay), atau untuk mengatur waktu proses produksi yang lebih singkat  sehingga dapat mengoptimalkan jumlah produk yang dihasilkan.

Oleh karena itu, perancangan sistem kerja merupakan bagian yang sangat penting dan harus diperhatikan untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.

Dalam perancangan system kerja, sangat sulit untuk mendapatkan suatu system kerja yang sempurna, tetapi kita dapat mencari system kerja yang lebih baik serta terbaik dari system kerja yang ada dengan melakukan penganalisaan terhadap masalah-masalah yang mungkin muncul, untuk kemudian mencari solusi terbaik dalam perbaikan suatu sistem kerja.

1.      Perancangan Sistem Kerja

Untuk mencari system kerja terbaik,kita harus menganalisa masalah-masalah yang mungkin muncul. Langkah-langkah penyelesaian masalah tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Mendefinisikan masalah

b.      Menganalisa masalah

c.        Mencari alternative solusi

d.      Mengevaluasi alternative solusi

e.       Mengimplementasikan solusi

2.      Penganalisaan Sistem Kerja

Komponen pembentuk sistem kerja antara lain :

a.       Manusia

b.      Bahan

c.       Mesin

d.      Lingkungan Kerja

e.       Ergonomi

Dalam melakukan analisa terhadap suatu rancangan kerja,diterapkan prinsip-prinsip study waktu dan gerakan (“Time and Motion Study” ). Tujuan dari penerapan prinsip-prinsip study waktu dan gerakan ini adalah untuk menghilangkan waktu menunggu, melakukan minimasi terhadap waktu proses dan inspeksi, dengan memperhatikan efektivitas proses yang terjadi.

3.      Studi Waktu

Study waktu dilakukan untuk memperoleh suatu pembakuan system kerja. Untuk mendapatkan suatu system kerja yang baku, informasi yang sangat diperlukan adalah mengenai waktu baku. System kerja yang baik ditandai dengan waktu proses pembuatan produk yang singkat (efisien). Untuk mendapatkan informasi mengenai waktu, kita dapat melakukan pengukuran waktu secara langsung maupun tidak langsung.