Sistem Informasi Akuntansi

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Sistem Buku Besar

       2.1.1 Proses Sistem Buku Besar

1.      Update the general ledger (Memperbaharui buku besar)

Aktivitas memperbaharui terdiri dari memasukkan ayat jurna yang berasal dari dua sumber yaitu :

a.      Subsistem Akuntansi, contohnya, subsistem siklus pendapatan akan menghasikan ayat jurna ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas, serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan. Dalam cara yang hampir sama, siklus pengeluaran akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta untuk mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut.

b.      Bendahara, bagian bendahara membuat ayat jurnal satu persatu untuk memperbaharui buku besar atas transaksi non rutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau memperoleh saham perbendaharaan.

Ayat jurnal untuk memperbaharui buku besar dapat didokumentasikan dalam sebuah formulir yang disebut sebagai voucher jurnal.

2.      Post adjusting entries (Memposting jurnal penyesuaian)

Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Ayat jurnal penyesuaian terbagi kedalam 5 kategori dasar :

a.       Akrual

b.      Pembayaran dimuka, mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait

c.       Perkiraan

d.      Penilaian ulang

e.       Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat

3.      Prepare financial statement(Menyiapkan laporan keuangan)

Laporan laba/rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo pendapatan dan biaya di neraca saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya dan yang ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas.

4.      Produce managerial report (Menghasilkan laporan manajerial)

Contoh : laporan pengendalian buku besar termasuk daftar voucher jurnal dan daftar saldo akun buku besar. Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggung jawaban melaporkan hasil hasil keuangan atas dasar tanggung jawab manajerial didalam organisasi.

      2.1.2 Hubungan sistem buku besar dengan sistem informasi lainnya

       2.1.3 Database sistem buku besar

1.      General ledger master file (Principal FRS file base on chart of account)

            Merupakan file utama dalam basis data GLS. Basis dari file ini adalah kode bagan akun perusahaan. Setiap record dalam file master buku besar umum bisa merupakan akun buku besar umum yang terpisah (misalnya penjualan) atau akun pengendali (seperti AR-pengendali) untuk file buku besar pembantu korespondennya dalam sistem pemrosesan transaksi (transaction processing sytem-TPS). FRS mengambil dari file master buku besar umum untuk mengghasilkan laporan keuangan perusahaan. MRS juga menggunakan file ini untuk mendukung kebutuhan informasi internal.

2.      General ledger history file (Use for comparative financial support)

            Memiliki format yang sama dengan file master buku besar umum. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.

3.      Journal voucher file (All journal vouchers of the current period)

            Adalah total voucher jurnal yang diproses pada periode saat ini. Dengan menyediakan satu record untuk semua transaksi buku besar umum, file ini melayani tujuan yang sama seperti jurnal buku besar umum tradisional.

4.      Journal voucher history file (Journal vouchers of past periods for audit trail)

            Berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi historis ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk memperhitungkan penggunaan sumber daya. Baik file voucher jurnal saat ini maupun historis merupakan bagian penting dalam jejak audit perusahaan.

5.      Responsibility center file (Financial data by responsibility centers for MRS)

            Berisi data pendapatan, pengeluaran, dan penggunaan sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi. MRS mengambil data-data ini untuk dimasukkan dalam persiapan laporan pertanggungjawaban manajemen.

6.      Budget master file (Budget data by responsibility center for MRS)

            Berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban. Data-data ini, dalam kaitannya dengan file pusat pertanggungjawaban, merupakan dasar dari akuntansi pertanggungjawaban.

       2.1.4 Bagan proses pelaporan keuangan

       2.1.5 Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku besar

1.      Laporan Posisi Keuangan (Neraca)

            Yaitu laporan keuangan yang menunjukan posisi aset, kewajiban dan ekuitas pada waktu tertentu.

2.      Laporan Laba/Rugi

            Adalah laporan keuangan yang melaporkan mengenai aktifitas operasional perusahaan dengan menghitung pendapatan dan beban-beban sesama satu periode yang kemudian dapatmenunjukkan laba atau rugi bersih suatu perusahaan.

3.      Laporan Perubahan Ekuitas

            Yaitu laporan keuangan yang menunjukan peruban ekuitas selama satu periode. Laporan ekuitas ini terdiri saldo awal modal pada neraca saldo detelah disesuaikan ditambah alba bersih selama satu periode dengan pengambialn prive.

4.      Laporan Arus Kas

            Yaitu laporan yang menentukakan sumber dan penggunaan kas selama satu periode sehingga saldo kas nampak seperti di neraca.

2.1.6        Risiko-risiko yang dihadapi sistem buku besar

1.      Kesalahan dalam meng update buku besar yaitu

-          jurnal yang tidak akurat atau lengkap

-          posting yang tidak akurat atau lengkap

2.      Akses ke buku besar secara tidak sah

3.      Kerugian atau kerusakan data buku besar

2.2   Kontrol-kontrol Dalam Sistem Buku Besar

2.2.1 Otorisasi Transaksi (Transaction Authorization)

          Ayat-ayat jurnal dibuku besar umum merupakan rangkuman transaksi dan berada dibawah pengendalian yang sama. Voucher jurnal merupakan dokumen yang mengotorisasi suatu ayat jurnal ke buku besar umum. Voucher jurnal memiliki berbagai sumber seperti pemrosesan penerimaan kas, pemrosesan pesanan penjualan, dan kelompok pelaporan keuangan. Penting bagi integritas catatan akuntansi bahwa voucher jurnal diotorisasi dengan benar oleh manajer yang bertanggung jawab di departemen sumber.

2.2.2        Pemisahan tugas (Segregation of Duties)

          Sebelumnya telah dijelaskan bagaimana buku besar umum memberikan pengendalian verifikasi bagi proses akuntansi. Untuk melakukannya, tugas memperbaharui buku besar umum harus dipisahkan dari semua tanggungjawab akuntansi dan pengawasan buku besar umum tidak boleh :

ü Memiliki tanggungjawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau buku besar pembantu

ü Menyiapkan voucher jurnal

ü Bertanggung jawab dalam mengawasi aktiva fisik

2.2.3     Pengendalian akses (Access Control)

          Akses yang tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar umum dapat menghasilkan kesalahan, penipuan, dan salah penyajian dalam laporan kuangan.  Pengendalian akses memiliki dua elemen : akses langsung dan akses tidak langsung. Kekhawatiran terhadap akses langsung dikurangi dengan memastikan bahwa voucher jurnal dibukukan hanya oleh individu yang diotorisasi.

          Eksposur untuk akses tidak langsung berasal dari buruknya pengendalian terhadap voucher jurnal didepartemen sumber. Voucher jurnal yang hilang atau dicuri dapat digunakan untuk melakukan penjurnalan yang tidak diotorisasi ke buku besar umum. Pemberian nomor dan pencatatan dokumen-dokumen ini pada sumbernya akan menjadi saran akuntabilitas. Melalui pemeriksaan selanjutnya dan rekonsiliasi catatan, voucher yang hilang ditandai oleh adanya celah diurutan nomor dan sekaligus menarik perhatian pada potensi eksposur.

2.2.4     Catatan akuntansi (Accounting)

          Basis data buku besar umum merupakan salah satu komponen penting dari sistem catatan akuntansi yang harus dipertahankan oleh perusahaan. Jika didasarkan pada bagan akun yang memadai, catatan-catatan tersebut sepenuhnya mendeskripsikan aktivitas perusahaan.  Salah satu aspek penting dari fungsi pencatatan ini adalah pemeliharaan jejak audit.

          Jejak audit merupakan jalur yang diikuti oleh suatu transaksi melalui tahap input, pemrosesan dan output dalam sistem pemrosesan transaski. Dokumentasi diperlukan agar pihak-pihak yang berkepentingan dapat menentukan kelayakan transakti tersebut. Jadi, jejak audit adalah jaringan dokumen, jurnal dan buku besar yang didesain untuk memastikan bahwa suatu transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem tersebut dari awal sampai disposisi akhirnya. Seorang individu harus mampu mengikuti arus suatu transaksi (dengan bantuan bagan alir dokumen) dari awal dan mencatatnya didokumen sumber, hingga pencatatan transaksi dijurnal khusus dan buku besar pembantu, sampai ke pembukuannya dibuku besar umum, dan akhirnya ke laporan keuangan. Sebaliknya, seseorang harus mampu mamulai dengan rangkuman laporan keuangan dan menemukan lokasi transaksi-transaksi individual yang membentuknya.

                 Jejak audit diperlukan untuk beberapa alasan, antara lain :

1.      Memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaan, misalnya dari pelanggan atau pemasok

2.      Mampu merekonstruksi file jika semua atau sebagian file mengalami kerusakan

3.      Menyediakan data historis yang diperlukan oleh para auditor

4.      Memenuhi peraturan pemerintah

5.      Menyediakan sarana untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan.

Jejak audit mempermudah mencegah kesalahan karena perincian informasi diorganisasikan dengan baik dalam file yang logis, yang memfasilitasi pemrosesan file tersebut. Selain itu, jejak audit membantu untuk mendeteksi kesalahan karena perincian yang membentuk total saldo (misalnya utang usaha) dapat dihitung secara berkala dan dibandingkan denga akun pengendali. Jejak audit juga memfasilitasi perbaikan kesalahan karena perinciannya selalu tersedia untuk membuat perubahan yang diperlukan.

2.2.5     Verifikasi independen (Independent Verification)

          Fungsi buku besar umum digambarkan sebagai suatu langkah verifikasi independen di dalam SIA. Voucher jurnal, yang merangkum aktivitas transaksi, mengalir dari berbagai departemen operasional ke GL/FRS, untuk secara independen direkonsiliasikan dan dibukukan ke akun-akun buku besar umum. GL/FRS menghasilkan dua laporan operasional yang menjadi bukti akan keakuratan proses ini.

          Laporan-laporan ini adalah daftar voucher jurnal dan laporan perubahan buku besar umum. Daftar voucher jurnal (voucher journal listing) menyediakan perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang diterima oleh GL/FRS sebagai input. Laporan ini menyeimbangkan debit dan kredit transaksi dan untuk tujuan analisis, mengklasifikasikannya menurut batch, tanggal, dan jenis transaksi (misalnya penjualan kredit).

2.3 HTML Report

       2.3.1 Pengertian HTML Report

                            Adalah singkatan dari Hyper Text Markup Language yang merupakan bahasa asli dari www, sejak pertama kali www ditemukan html telah menjadi bahasa standar untuk menampilkan data di internet. Jadi HTML report merupakan laporan-laporan dalam bentuk web.

       2.3.2 Elemen HTML

                 Elemen HTML antara lain :

1. XML

                        XML (eXtensible Markup Language) merupakan bahasa web turunan dari SGML (Standart Generalized Markup Language) yang ada sebelumnya. XML hampir sama dengan HTML, dimana keduanya sama-sama turunan dari SGML.

                        Secara sederhana XML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk mendeskripsikan dan memanipulasi dokumen secara terstruktur. Secara teknis XML didefinisikan sebagai suatu bahasa meta-markup yang menyediakan format tertentu untuk dokumen-dokumen yang mempunyai data terstruktur. Bahasa markup adalah mekanisme untuk mengenal secara terstruktur di dokumen. XML adalah suatu aplikasi profil dari SGML. Seperti yang didefinisikan dari ISO 8879, SGML adalah cara standart dan vendor-independent.

                        XML tidak mempunyai definisi secara tepat karena ada yang berpendapat bahwa XML bukanlah suatu bahasa pemrograman,melainkan XML merupakan sintaks yang digunakan untuk menjelaskan bahasa markup lain (Dournaee,2002), sehingga dinamakan meta-language. Meskipun demikian pendapat yang XML bukan merupakan bahasa markup, didasarkan bahwa XML merupakan bahasa markup terpisah untuk tujuan terpisah. Selain itu XML bukanlah solusi semua hal untuk tujuan semua user. Sedangkan peran dari markup itu sendiri berupa:

a)      Markup dapat menambah maksud arti (semantic) suatu data.

b)      Dapat memisahkan data.

c)      Dapat mendefinisikan peran data.

d)     Dapat mendefinisikan batasan data.

e)      Dapat menfenisikan keterhubungan data

                        XML merupakan sebuah himpunan bagian (subset) dari SGML yang bertujuan agar SGML secara generik dapat melayani, menerima, dan memproses di dalam web dengan cara seperti yang dimungkinkan HTML saat ini. XML didesain untuk kemudahan implementasi dan interoperabilitas dengan SGML maupun HTML. XML adalah bahasa markup yang dirancang untuk penyampaian informasi melalui World Wide Web (www) atau sering disebut web saja. (W3C,2000).

                        XML merubah cara kita berpikir untuk mengembangkan suatu software terutama aplikasi web. Masalah yang kita sekarang adalah bagaimana caranya untuk bertukar informasi antar satu aplikasi dengan aplikasi lain. Kadang kolaborasi antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain masih harus ditentukan dengan spesifikasi aplikasi tersebut.

                        XML dapat memungkinkan pertukaran informasi atau data antar device (server, PCs, smart device, aplikasi, dan situs web). Data ini akan menjadi independent (unlocked), memudahkannya untuk diorganisir, diprogram, dan dirubah, dan ditukar antar situs web atau aplikasi apa saja. Karena kebutuhan ini, maka makin banyak teknologi berbasis XML yang keluar. Contohnya adala SOAP (Simple Project Acces Protocol) dan UDDI (Universal Description Discovery and Integration).

2. XBRL

XBRL (eXtensible Bussines Reporting Language) adalah suatu standar terbuka berbasis XML yang mendukung pemodelan informasi serta ekspresi makna semantik yang biasanya dibutuhkan oleh pelaporan bisnis. XBRL menggunakan sintaks XML serta teknologi berbasis XML untuk menjeaskan semantiknya.

XBRL muncul karena adanya integrasi antara teknologi informasi dengan kebutuhan bisnis. Saat ini XBRL sudah menjadi format standar dalam penyampaian dan pertukaran informasi keuangan dan bisnis. Setiap data atau elemen didalam laporan keuangan akan memiliki identitas khusus, identitas ini akan membuat data menjadi lebih berguna. Setiap pengguna juga dapat melakukan kostumasi informasi dan mengakses informasi keuangan sesuai dengan format yang mereka inginkan dengan lebih akurat.

Fungsi yang dimiliki oleh XBRL ini tidak hanya dinikmati oleh perusahaan yang menyajikan laporan keuangan tetapi juga oleh pihak-pihak yang memanfaatkan laporan keuangan. XBRL menciptakan model pelaporan yang lebih baik dibandingkan dengan laporan keuangan yang berbasis kertas dan elektronik dalam format HTML, PDF, DOC, dan XLS. XBRL memfasilitasi terciptanya alur distribusi informasi yang lebih ringkas.

XBRL yang dapat digunakan untuk menyiapkan laporan keuangan dalam format yang bisa dioperasikan dalam berbagai aplikasi berarti mengurangi kebutuhan untuk menyiapkan kebutuhan untuk menyiapkan laporan keuangan dalam format yg berbeda.

2.4    Risiko Potensial Dalam Laporan Keuangan

1.                  Jejak audit yang tidak sempurna (Defective Audit Trail)

Jalur yang diikuti oleh suatu transaksi mealui tahap input, pemrosesan dan output dalam sistem pemrosesan transaksi. Dan dianggap tidak sempurna apabila ada berbagai perubahan dalam kinerja sistem yang dapat mengindikasikan adanya virus dan worm. Misalnya kegagalan sistem, pelanggaran keamanan oleh seseorang atau kesalahan pemrosesan aplikasi.

2.                  Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum (Unauthorization Access To The General Ledger)

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar. Agar mencegah akses tanpa otorisasi ke buku besar :

-          ID dan password pemakai harus digunakan untuk mengendalikan akses ke buku besar dan pemisahan tugas yang benar

-          Pengendalian atas pembuatan catatan voucher jurnal karena mengotorisasi perubahan saldo akun buku besar

3.                  Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu (GL Account That Are Out Of Balance With Subsidiary Ledger)

Penting sekali untuk memastikan data yang ada didalam akun dan catatan yang masuk ke dalam akun tersebut adalah benar. Dengan angka kredit dan debit yang seimbang. Jika tidak seimbang, maka pencatatan semua transaksi keuangan perusahaan tidak rapih, tidak akurat, dan tidak dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan dapat diandalkan.

4.                  Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah tidak diotorisasi (Incorrect GL Account Balance Because Of Unauthorized Incorrect Journal Voucher)

Voucher jurnal dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian dan jurnal penutup semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, voucher jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak di otorisasi.

BAB III

PENUTUP

Demikian tugas pembuatan makalah ini kami buat. Semoga makalah ini dapat diterima dan dapat bermanfaat bagi orang lain. Tidak lupa kami bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala Rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas pembuatan makalah ini. Dan tidak lupa pula kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah ikut membantu.

Segala saran dan kritik kami harapkan dari semua pihak karena kami menyadari bahwa makalah kami masih jauh dari kata sempurna. Saran dan kritik tersebut semoga dapat menjadi pelajaran bagi kami semua untuk dapat menjadi lebih baik lagi dihari esok.

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A (2008). Accounting Information System : Chapter 8 A Financial Report. Edisi

        bahasa Indonesia. Jakarta : Salemba Empat.

Http://tugasdanbelajar.blogspot.com/2012/11/makalahsistem-informasi-akuntansi.html